Контрагенты

В документации мы постарались ответить на частые вопросы по работе TesLab, с которыми сталкиваются пользователи.
Если Вы не нашли ответ на свой вопрос, напишите нам.

Контрагенты

Модуль "Контрагенты" является частью раздела "Компания" и позволяет удобно управлять информацией о ваших контрагентах (заказчиках, поставщиках, владельцах лифтов и специализированных организациях).

Модуль состоит из следующих разделов:

  • настройки модуля контрагенты (общий список контрагентов)
  • договоры (список договоров по всем контрагентам)
  • акты (список актов о выполненных работах по всем контрагентах)
  • счета (список  счетов по всем контрагентам)

НАСТРОЙКИ МОДУЛЯ

Для настройки данного модуля нажмите кнопку “Настройки” в правой части таблицы. 

  • В поле “Запрет удаления вложений” укажите время, в течение которого пользователь может удалить вложение в случае ошибки
  • Выберите необходимые настройки


  • По желанию настройте шаблоны номера акта и номера счета, нажмите кнопку:

Для просмотра шаблона нажмите “Скачать шаблон”.

Для загрузки шаблона в документы нажмите “Загрузить”. 

Подключение СБИС

Для отправки документов (договоры, счета и акты) по электронному документообороту из TesLab Вы можете использовать модуль синхронизации со СБИС. Модуль позволяет выгружать и направлять необходимые документы по ЭДО.

TesLab направляет нужные документы в черновики СБИС, а также контролирует их статус (подписан, доставлен, аннулирован и т.д.). Подписание и непосредственная отправка документов происходит на платформе СБИС. Для подключения СБИС нажмите на кнопку “Подключить СБИС”  

В открывшейся форме введите логин и пароль вашей учетной записи в СБИС (Тензор) и нажмите кнопку “Подключить”: 

Для получения уведомлений об изменения статуса документов укажите в поле "Уведомлять о выгрузке черновиков и обновлениях в телеграм” сотрудников, которые должны получать уведомления. 

Уведомления будут приходить от @TesLab_Robot. Для этого у сотрудников должен быть привязан телеграм к TesLab и сотрудник должен быть подписан на данного робота (см. раздел Документации "Личный кабинет специалиста")

Добавление шаблона договора

Для добавления шаблона договора нажмите кнопку “Добавить” в поле “Шаблоны договоров”:

В открывшемся окне введите название услуги, выберите тип услуги и вид налогообложения, укажите сроки выполнения и предоплаты. Выберите шаблон в Word формате (.docx) . Нажмите кнопку “Добавить”:


Настройте права доступа для Контрагента. По умолчанию доступ запрещен. Личный кабинет заказчика можно создать в панели управления лицензиями и разместить на своем сайте.

ДОБАВЛЕНИЕ КОНТРАГЕНТОВ

Добавить контрагентов можно двумя способами:

  • добавить одну запись
  • добавить списком

Для добавления одного контрагента нажмите кнопку "Добавить" на вкладке “Контрагенты”:

В открывшемся окне введите ИНН контрагента или название компании. Вся информация о контрагенте подтянется автоматически из выписки ЕГРЮЛ.

После добавления контрагента необходимо указать категории, к которым он относится. Выберите одну или несколько из следующих категорий:

  • Заказчик
  • Поставщик
  • Владелец лифта
  • Спец.организация 

В соответствии с последними требованиями ГОСТ необходимо указать контактный номер. Введите данные в поле “Телефон”

После заполнения формы нажмите кнопку “Добавить”.

Для добавления контрагентов списком  необходимо разделить ИНН контрагентов по категориям:

  • заказчик
  • поставщик
  • владелец
  • спец. организация

Затем нажать кнопку “Быстрый импорт по ИНН” в меню таблицы  

В открывшемся окне добавить все ИНН контрагентов через запятую или списком, выбрать нужную категорию контрагентов и нажать кнопку “Импортировать”.

Внимание! Количество контрагентов загружаемых за 1 импорт не должно превышать 50 ед.


АКТЫ

Система позволяет генерировать акты выполненных работ за определенный месяц как для отдельных компаний, так и для всех заказчиков сразу. 

1. Для формирования акта нажмите на кнопку “Сформировать новые акты” в меню таблицы:

2. В открывшемся окне заполните форму:


Укажите номер акта, дату, выберите заказчика и номер договора.

Заполните таблицу: нажмите на кнопку “Добавить позицию” и  укажите наименование.

Для создания счета поставьте галочку в поле “Создать счет”.

Для удаления наименований кликните правой кнопкой мыши в поле “Наименование” и выберите пункт “Удалить все”. 

3. Заполнив акт, нажмите кнопку “Добавить”.

Для быстрого добавления акта нажмите кнопку “Быстрое формирование новых актов”  

1. В открывшейся форме укажите период (месяц либо заданный период), выберите статус и заказчика.

2. Определите статус протокола, начиная с которого работы будут считаться выполненными. Вы можете выбрать любой статус, начиная с "Черновик" и далее, в зависимости от вашего внутреннего процесса учета выполненных работ. Это позволяет гибко подходить к оценке стадии выполнения работ в зависимости от конкретных условий и политик вашей организации.

3. Для формирования акта по конкретной компании выберите нужную компанию из списка, кликнув левой кнопкой мыши в поле “Заказчик”. Если компания не выбрана, TesLab сформирует акты по всем заказчикам, для которых были выполнены работы.

4. Если акт уже создан, отметьте, изменить старый или создать новый акт.

5.Нажмите кнопку “Сформировать”.

После этих шагов программа автоматически создаст акт выполненных работ, включая счет для договоров по постоплате, если применимо. В акт будут включены только те лифты, которые прошли техническое освидетельствование, за исключением отмененных заявок. Оплата за услуги будет рассчитана на основе информации, указанной в заявке или договоре. 

Список всех актов доступен во вкладке “Акты”, информация об акте станет доступной на странице договора (вкладка Договоры).  Неподписанные акты выделены красным цветом. После подписания цвет изменится на зеленый.

Чтобы скачать акт, перейдите на главную страницу договора (Вкладка “Договоры” - “Договор”), кликните левой кнопкой мыши по кнопке акта и выберите нужный формат.


После того,как акт появился в таблице на вкладке “Акты”, кликнув правой кнопкой мыши по строке с актом можно выбрать следующие действия (чтобы выбрать действие, кликните левой кнопкой мыши по нужному пункту меню):



  • подробнее: откроется окно с информацией по акту. Чтобы добавить в акт файлы, нажмите кнопку “Добавить файл” и затем кнопку “Сохранить”. Чтобы перейти на страницу акта, нажмите кнопку “Список”.



  • скачать: скачайте акт формате Word или PDF
  • пересчитать: в случае изменения цен, программа пересчитает стоимость
  • открыть: быстрый доступ на основную страницу контрагента или основную страницу договора


  • удалить акт


Групповое выделение


Для работы с несколькими актами, выберите нужные акты, поставив напротив каждого галочку и кликните по выделенной группе правой кнопкой мыши. Выберите пункт меню “Выделенные”:

  • Теперь можно выбрать действие с группой:
  • скачать
  • скачать в PDF
  • Пересчитать
  • Удалить


СЧЕТА

Список всех счетов доступен во вкладке “Счета”

1. Для формирования счета нажмите на кнопку “Создать счет” в меню таблицы

2. В открывшемся окне заполните форму

Укажите:

  • номер счета, 
  • дату, 
  • заказчика и номер договора,
  •  количество , 
  • вид оплаты (предоплата, постоплата)

Добавьте услуги/товары, нажав на кнопку “Добавить позицию”  .  После заполнения счета нажмите кнопку “Добавить”. Счет появится на главной странице договора и в общем списке счетов во вкладке “Счета”. После того, как счет добавлен в таблицу “Счета”, кликнув правой кнопкой мыши по акту доступны следующие функции:
подробнее: откроется окно с информацией по счету


Чтобы перейти на страницу акта, нажмите кнопку “Список”. В открывшемся окне можно просмотреть и  отредактировать информацию о счете.


скачать: скачайте акт формате Word, PDF или PDF с подписью



открыть: быстрый доступ на основную страницу контрагента или основную страницу договора



Групповое скачивание

    Для работы с несколькими счетами, выберите нужные счета, поставив напротив каждого галочку и кликните по выделенной группе правой кнопкой мыши. Выберите пункт меню “Выделенные”: 


Теперь можно выбрать действие с группой:

  • скачать (в формате Word, PDF или PDF с подписью)
  • Пересчитать
  • Удалить


Информация об оплате счетов
Для того чтобы пометить счет оплаченным - необходимо поставить дату оплаты в столбце “Оплачен” в общей таблице "Счета". Если договор на оценку лифтов был помечен как предоплатный - после отметки об оплате может быть отмечен как “подписан” и направлен в работу специалистам. Для этого заранее нужно в настройках модуля "Контрагенты" поставить соответствующие галочки:

Также для есть возможность отметить информацию по оплате с помощью банковской выписки в формате 1С. Для этого нужно нажать кнопку “Импорт из выписки банка” в меню таблицы   и выбрать файл с выпиской. Или перенести файл с банковской выпиской на таблицу со счетами. 

В открывшемся окне “Результаты импорта выписки из банка” появится информация о дате и сумме поступления, а также информация о контрагенте и наименовании платежа. Справа в графе “Выбрать счет” вы можете выбрать нужный счет из списка, если он не был определен.
После нажатия кнопки “Сохранить” счет появится в учетной карточке контрагента (вкладка “Договоры”) и автоматически будет сформирован акт выполненных работ.