Контрагенты

Модуль "Контрагенты" является частью раздела "Компания" и позволяет удобно управлять информацией о ваших контрагентах (заказчиках, поставщиках, владельцах лифтов и специализированных организациях).

Модуль состоит из следующих разделов:

• настройки модуляконтрагенты (общий список контрагентов)
• договоры (список договоров по всем контрагентам)
• акты (список актов о выполненных работах по всем контрагентах)
• счета (список  счетов по всем контрагентам)

НАСТРОЙКИ МОДУЛЯ

Для настройки данного модуля нажмите кнопку “Настройки” в правой части таблицы. 

• В поле “Запрет удаления вложений” укажите время, в течение которого пользователь может удалить вложение в случае ошибки
• Выберите необходимые настройки

• По желанию настройте шаблоны номера акта и номера счета, нажмите кнопку  

Для просмотра шаблона нажмите “Скачать шаблон”.

Для загрузки шаблона в документы нажмите “Загрузить”. 

Подключение СБИС

Для отправки документов (Договора, счета и акты) по электронному документообороту из TesLab Вы можете использовать модуль синхронизации со СБИС. Модуль позволяет выгружать и направлять необходимые документы по ЭДО.

TesLab направляет нужные документы в черновики СБИС, а также контролирует их статус (подписан, доставлен, аннулирован и т.д.). Подписание и непосредственная отправка документов происходит на платформе СБИС. Для подключения СБИС нажмите на кнопку “Подключить СБИС”  

В открывшейся форме введите логин и пароль вашей учетной записи в СБИС (Тензор) и нажмите кнопку “Подключить”: 

Для получения уведомлений об изменения статуса документов укажите в поле "Уведомлять выгрузке черновиков и обновлениях в телеграм” сотрудников, которые должны получать уведомления. 

Уведомления будут приходить от @TesLab_Robot. Для этого у сотрудников должен быть привязан телеграм к TesLab и сотрудник должен быть подписан на данного робота.

Добавление шаблона договора

Для добавления шаблона договора нажмите кнопку “Добавить” в поле “Шаблоны договоров”:

В открывшемся окне введите название услуги, выберите тип услуги и вид налогообложения, укажите сроки выполнения и предоплаты. Выберите шаблон в Word формате (.docx) . Нажмите кнопку “Добавить”:

Настройте права доступа для Контрагента. По умолчанию доступ запрещен. Личный кабинет заказчика можно создать в панели управления лицензиями и разместить на своем сайте.

ДОБАВЛЕНИЕ КОНТРАГЕНТОВ

Добавить контрагентов можно двумя способами:

• добавить одну запись
• добавить списком

Для добавления одного контрагента нажмите кнопку "Добавить" на вкладке “Контрагенты”:

В открывшемся окне введите ИНН контрагента или название компании. Вся информация о контрагенте подтянется автоматически из выписки ЕГРЮЛ.

После добавления контрагента необходимо указать категории, к которым он относится. Выберите одну или несколько из следующих категорий:

• Заказчик
• Поставщик
• Владелец лифта
• Спец.организация 

В соответствии с последними требованиями ГОСТ необходимо указать контактный номер. Введите данные в поле “Телефон”

После заполнения формы нажмите кнопку “Добавить”.

Для добавления контрагентов списком  необходимо разделить ИНН контрагентов по категориям:

• заказчик
• поставщик
• владелец
• спец. организация

Затем нажать кнопку “Быстрый импорт по ИНН” в меню таблицы  

В открывшемся окне добавить все ИНН контрагентов через запятую или списком, выбрать нужную категорию контрагентов и нажать кнопку “Импортировать”. Внимание! Количество контрагентов загружаемых за 1 импорт не должно превышать 50 ед.

ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА КОНТРАГЕНТА

На главной странице контрагента доступна следующие разделы:

• общая информация о контрагенте
• настройка доступа контрагента к TesLab
• добавление и редактирование договоров, актов, счетов, заявок
• добавление и редактирование информации о сотрудниках контрагента

Для добавления и редактирования данных перейдите на соответствующую вкладку.

ДОБАВЛЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ О СОТРУДНИКЕ КОНТРАГЕНТА

Перейдите на вкладку “Сотрудники” на главной странице контрагента.

По-умолчанию при создании контрагента заводится первый сотрудник - руководитель организации. Информация берется из налоговой базы ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Для добавления нового сотрудника нажмите кнопку добавить:

В открывшейся форме заполните поля, укажите уровень доступа (рекомендуется “обычный”). В поле “Логин” введите логин сотрудника (используйте латинские буквы, регистр не важен). В поле “Пароль” нажмите на кнопку “Сгенерировать пароль”. Эти данные передайте сотруднику. Логин и пароль можно изменить при последующем редактировании данных о сотруднике или сотрудник может изменить их самостоятельно в своем личном кабинете. Для сохранения нажмите кнопку “Добавить”.

Для редактирования данных сотрудника нажмите левой кнопкой мыши на строку с именем сотрудника во вкладке “Сотрудники”, в открывшейся форме заполните поля и нажмите кнопку “Сохранить”.

Чтобы ограничить доступ для данного сотрудника, поставьте галочку в поле “Уволен”.

Для изменения пароля нажмите на кнопку “Сгенерировать пароль”. Чтобы задать собственный пароль, нажмите кнопку “Сгенерировать пароль”, затем кликните левой кнопкой мыши по полю “Пароль” и введите новые данные. 

ДОГОВОРЫ

На странице контрагента перейдите во вкладку "Договоры" для добавления или редактирования информации о договорах. Эта информация важна для добавления лифтов, заявок и формирования закрывающих документов.  Для добавления договора нажмите кнопку “Добавить”.

Для быстрого просмотра и редактирования договора кликните правой кнопкой мыши по строке с договором и выберите нужный пункт: 

• открыть договор: откроется основная страница договора

• редактировать договор: откроется форма редактирования договора

• параметры договора: здесь можно быстро изменить некоторые параметры договора, отметив нужный вариант (да/нет)

ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА ДОГОВОРА

На странице договора доступны основная информация по договору и следующие функции:

• редактирование договора
• изменение статуса договора (подписан, получен оригинал, госконтракт, завершен, архивный)
• просмотр и добавление новых заявоксоздание счета на предоплату
• дополнительные функции:
  • загрузить скан договора
  • добавить доп. соглашения
  • подготовить договор
  • загрузить форму акта
  • скачать форму акта

1. Для редактирования договора  нажмите кнопку “Редактировать”. 

Внесите изменения в открывшейся форме договора и нажмите кнопку “Сохранить”.

2. Для изменения статуса договора поставьте галочку напротив соответствующего пункта.

3. Для просмотра и добавления новых заявок в договор нажмите на кнопку “Заявки”,  выберите пункт “Добавить заявку”, заполните форму и нажмите кнопку “Добавить”.

4. Если договор обслуживается по предоплате, для создания счета на предоплату нажмите на кнопку “Счет”. Выберите дату выставления счета, укажите срок оплаты, выберите заявки, проставив галочки напротив, и нажмите кнопку “Сформировать”.

Теперь сформированный счет доступен для просмотра и скачивания на странице договора по клику на кнопку. Номер только что сформированного счета выделен красным цветом. После оплаты цвет номера счета изменится на зеленый. 

5. Нажмите кнопку “Дополнительно”, чтобы:

• загрузить скан договора, загрузить или скачать форму акта 

• Добавить доп. соглашение: в открывшейся форме заполните поля и нажмите кнопку “Добавить” 
• Подготовить договор: в открывшейся форме выберите шаблон, номер заявки, проверьте количество лифтов и цену (указана цена за 1 лифт). Проверьте, указаны ли реквизиты и номер телефона заказчика. Если нет, то скорректируйте карточку контрагента, банковские реквизиты и т.д. Нажмите кнопку “Сформировать”.

6. Для добавления файлов в договор нажмите кнопку “Добавить файл”   в правом нижнем углу страницы договора и выберите файлы для загрузки (поддерживаемые форматы: pdf, word, excel, img, jpeg, png).

АКТЫ

Список всех актов доступен во вкладке “Акты”.

1. Для добавления акта нажмите на кнопку “Сформировать новые акты” в меню таблицы

2. В открывшемся окне заполните форму:

Укажите номер акта, дату, выберите заказчика и номер договора.

Заполните таблицу: нажмите на кнопку “Добавить позицию” и  укажите наименование.

Для создания счета поставьте галочку в поле “Создать счет”.

Для удаления наименований кликните правой кнопкой мыши в поле “Наименование” и выберите пункт “Удалить все”. 

3. Заполнив акт,нажмите кнопку “Добавить”.

Для быстрого добавления акта нажмите кнопку “Быстрое формирование новых актов”  

В открывшейся форме укажите период (месяц либо заданный период), выберите статус и заказчика. Отметьте, изменить старый или создать новый акт. Нажмите кнопку “Сформировать”:

После создания информация об акте на странице договора (вкладка Договоры).  Неподписанные акты выделены красным цветом. После подписания цвет изменится на зеленый. Чтобы скачать акт, перейдите на главную страницу договора (Вкладка “Договоры” - “Договор”), кликните левой кнопкой мыши по кнопке акта и выберите нужный формат.

• После того,как акт появился в таблице на вкладке “Акты”, кликнув правой кнопкой мыши по строке можно выбрать следующие действия (чтобы выбрать действие, кликните левой кнопкой мыши по нужному пункту меню):

• подробнее: откроется окно с информацией по акту. Чтобы добавить в акт файлы, нажмите кнопку “Добавить файл” и затем кнопку “Сохранить”. Чтобы перейти на страницу акта, нажмите кнопку “Список”.

• скачать: скачайте акт формате Word или PDF
  

• пересчитать: в случае изменения цен, программа пересчитает стоимость
  

• открыть: быстрый доступ на основную страницу контрагента или основную страницу договора

• удалить акт

Групповое выделение

Для работы с несколькими актами, выберите нужные акты, поставив напротив каждого галочку и кликните по выделенной группе правой кнопкой мыши. Выберите пункт меню “Выделенные”:

• Теперь можно выбрать действие с группой:
• скачать
• скачать в PDF
• Пересчитать
• Удалить

СЧЕТА

Список всех счетов доступен во вкладке “Счета”

1. Для добавления акта нажмите на кнопку “Создать счет” в меню таблицы

2. В открывшемся окне заполните форму

Укажите:

• номер счета, 
• дату, 
• заказчика и номер договора,
•  количество , 
• вид оплаты (предоплата, постоплата)

Добавьте услуги/товары, нажав на кнопку “Добавить позицию”  .  После заполнения счета нажмите кнопку “Добавить”. Счет появится на главной странице договора и в общем списке счетов во вкладке “Счета”. После того, как счет добавлен в таблицу “Счета”, кликнув правой кнопкой мыши по акту доступны следующие функции:
подробнее: откроется окно с информацией по счету

Чтобы перейти на страницу акта, нажмите кнопку “Список”. В открывшемся окне можно просмотреть и  отредактировать информацию о счете.

скачать: скачайте акт формате Word, PDF или PDF с подписью

открыть: быстрый доступ на основную страницу контрагента или основную страницу договора

Групповое скачивание

Для работы с несколькими счетами, выберите нужные счета, поставив напротив каждого галочку и кликните по выделенной группе правой кнопкой мыши. Выберите пункт меню “Выделенные”: 

Теперь можно выбрать действие с группой:

• скачать (в формате Word, PDF или PDF с подписью)
• Пересчитать
• Удалить

Информация об оплате счетов

Для того чтобы пометить счет оплаченым - необходимо поставить дату оплаты в столблце “Оплачен”. Если договор на оценку лифтов был помечен как предоплатный - после отметки об оплате может быть отмечен как “подписан” и направлен в работу специалистам. Для этого заранее нужно в настройках контрагента поставить соответствующие галочки:

Также для есть возможность отметить информацию по оплате с помощью банковской выписки в формате 1С. Для этого нужно нажать кнопку “Импорт из выписки банка” в меню таблицы   и выбрать файл с выпиской. Или перенести файл с банковской выпиской на таблицу со счетами.